Po wypełnieniu formularza kontaktowego z firmą jest możliwość otrzymania dokumentu, który zawiera w sobie pytania dotyczące zakresu organizacji planowanej imprezy. Wypełnienie przez Państwa tego dokumentu i podanie założeń budżetowych pozwoli nam na odpowiednie, proporcjonalne rozdysponowanie środków pomiędzy strefę namiotową, usługę cateringową, park atrakcji a program artystyczny. Środki finansowe przeznaczone na organizację pikniku zostaną rozdysponowane w taki sposób, aby zainteresowanie poszczególnymi strefami było proporcjonalne i w żadnej ze stref nie grupowała się zbyt duża ilość uczestników imprezy.

Ma to duże znaczenie ze względów bezpieczeństwa, a także ze względów Organizacyjnych. Dzięki odpowiedniemu rozdysponowaniu środków możemy uniknąć kolejek do stanowisk cateringowych i do urządzeń rekreacyjnych w parku rozrywki. Zastosowanie odpowiedniego wzoru uwzględniającego proporcje pozwoli nam oszacować odpowiednią ilość miejsc siedzących zgodną z zapotrzebowaniem i uwzględniającą rotację uczestników między strefami.